Gestion des processus

objectif

La Gestion des processus permet de mettre en place divers mécanismes pour obtenir l’approbation et alerter certains acteurs clés. Cette option permet d’envoyer un courriel ou un message texte à un ou plusieurs destinataires spécifiques à propos d’une opération précise, par exemple pour la réception de marchandise de plus de 50 000 $. De nombreux cas de figure peuvent être configurés afin de répondre adéquatement à vos besoins.

Cette option est particulièrement intéressante en mode multidimensionnel : on peut exporter et extraire un processus performant afin de l’importer dans d’autres compagnies sans recommencer la configuration à chaque fois.

Il est important de bien configurer les rôles puisque leur utilisation est nécessaire à la configuration des processus.

 

prérequis

 

icônes

FerméIcônes de l’option Gestion des processus

Icône

Titre

Sert à

Assistant de création d’un processus

Démarrer l’assistant de création d’un processus, conçu pour simplifier l’ajout de nouveaux processus.

Enregistrer sous

Enregistrer une copie du processus sélectionné sous un autre nom.

Documents

Ouvrir la Gestion des documents.

Exporter

Ouvrir l’utilitaire d’exportation des processus.

Importer

Ouvrir l’utilitaire d’importation des processus.

Configurations

Ouvrir l’écran des configurations de la gestion des processus.

Seules les icônes propres à cette fenêtre sont définies dans le tableau ci-dessus.

 

Sommaire

 

étapes

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Processus > Gestion des processus

 

Exporter un processus

  1. Cliquer sur Exporter. La fenêtre Exportation des processus s’affiche.
  2. Le champ Fichier affiche le chemin d’accès complet du fichier d’export. Cliquer sur les points de suspension [] qui se trouvent au bout du champ Fichier pour nommer le fichier et sélectionner l’emplacement où il sera sauvegardé.
  3. Dans la liste des processus, sélectionner les processus devant être inclus dans le fichier d’export.
  4. Cliquer sur Exporter.
    Un message apparaît pour indiquer le succès de l’opération.

 

Importer un processus

À partir d’un gabarit Maestro

  1. Cliquer sur l’icône Importer. La fenêtre Importation des processus s’affiche.
  2. Par défaut, la valeur du champ Importer à partir est à des gabarits maestro*. Conserver cette valeur.
  3. Cliquer sur Importer le fichier.
  4. La liste des gabarits maestro* s’affiche dans la grille.
  5. Dans la colonne Sélectionné, cocher la case des gabarits maestro* à importer.
  6. Cliquer sur Importer.
  7. Fermer la fenêtre Importation des processus.

Si la case Traiter les rôles est cochée, les rôles liés aux gabarits maestro* seront également importés et seront disponibles dans l’option Gestion des rôles.

 

À partir d’un fichier

  1. Cliquer sur l’icône Importer. La fenêtre Importation des processus s’affiche.
  2. La valeur du champ Importer à partir est à des gabarits maestro*. Changer cette valeur et sélectionner d’un fichier.
  3. Cliquer sur les points de suspension [] qui se trouvent au bout du champ Fichier pour naviguer jusqu’à l’emplacement du fichier.
  4. Cliquer sur Importer le fichier.
  5. La liste des processus inclus dans le fichier à importer s’affiche dans le bas de la fenêtre.
    Un message apparaît pour indiquer le succès de l’opération.

 

Ajouter un processus à l’aide de l’assistant de création

  1. Cliquer sur Assistant de création d’un processus.
  2. Une boîte de dialogue apparaît pour savoir si c’est un processus régulier ou un processus d’alerte qui doit être créé. Faire un choix et cliquer sur OK.
 
  • Processus régulier : le rôle ou l'utilisateur responsable doit approuver (ou refuser) une transaction;
  • Processus d'alerte : le rôle, l'utilisateur ou le contact sélectionné reçoit une alerte à propos d'une transaction.
  1. Compléter les Ferméinformations requises :
  1. Section FerméQui est la personne responsable ? :

ATTENTION ! Il faut choisir un rôle responsable OU un utilisateur responsable OU un contact; il n’est pas possible de créer un processus qui implique une combinaison de responsables.

 

Champ Description

Rôle responsable

Permet de sélectionner le rôle responsable de l’étape (approbation ou réception de l’alerte). Les rôles disponibles ici proviennent de l’option Gestion des rôles.

Attention! Un contrôle est en place pour que plusieurs utilisateurs puissent partager le même rôle et approuver plusieurs fois une transaction (si elle requiert deux approbations différentes, par exemple), tout en empêchant que le même utilisateur puisse approuver la même transaction plus d'une fois.

NOTE : Cliquer sur les points de suspension [] pour ouvrir la fenêtre de sélection des rôles.

Utilisateur responsable

Permet de sélectionner l’utilisateur spécifique responsable de l’étape (approbation ou réception de l’alerte). Les utilisateurs disponibles ici proviennent de l’option Gestion de la sécurité.

NOTE : Cliquer sur les points de suspension [] pour ouvrir la fenêtre de sélection des utilisateurs.

Contact

Permet de sélectionner l’utilisateur spécifique responsable de l’étape, s’il s’agit d’une alerte.

Les contacts disponibles ici proviennent de l’option Gestion des contacts.

NOTES : Cliquer sur les points de suspension [] pour ouvrir la fenêtre de sélection des contacts. Si le mode de communication n’est pas spécifié pour le contact sélectionné, un message vous en avertira.

  1. Section FerméTransaction ciblée ? :
  1. Section FerméCondition :
 

Bien qu'il soit recommandé d'ajouter des conditions aux processus, il est possible de créer un processus sans conditions (applicable aux processus réguliers et aux processus d'alerte).

Pour les processus d'alerte, les alertes sont envoyées de façon "cumulatives". Par exemple, on pourrait avoir une alerte "sans condition" pour les achats de projet et une alerte pour les achats de projet de plus de 500$ : si un achat de projet de 650$ était créée, les 2 alertes seraient envoyées.

 

Au bout de la ligne, les boutons - et + permettent de supprimer et d’ajouter des lignes de conditions.

Plusieurs conditions peuvent être ajoutées pour déclencher un processus.

 

Champ Description

[Champ]

Permet de sélectionner un champ provenant de l’option choisie dans le Type de transaction.

NOTE : Les choix disponibles ici sont filtrés selon le type de transaction.

[Opérateur]

Permet de choisir un opérateur afin d’exprimer la condition :

  • Égale
  • N’égale pas
  • Contient
  • Ne contient pas
  • Est entre

[Valeur]

Entrer ici la valeur permettant d’exprimer la condition, en référence au champ choisi.

Obligatoire

Si la case est cochée, la condition devra obligatoirement être respectée. Si elle n’est pas cochée, il s’agira d’une condition facultative.

  1. Section FerméCommunication :

ATTENTION ! Le bouton Français/Anglais dans le haut de la fenêtre fait basculer également les champs de la section Communication d’une langue à l’autre.

Au bout du champ se trouve une icône permettant d’ouvrir la fenêtre Configuration du sujet pour… [langue]. Utiliser cet utilitaire pour ajouter des champs qui seront remplacés à l’envoi par sa valeur provenant de la transaction.

 

Champ Description

Sujet

Permet de spécifier le sujet de l’envoi courriel.

Message courriel

Permet de saisir le corps du message et de le formatter.

Message texte

Permet de saisir le message qui sera envoyé par SMS au responsable.

NOTE : Le message texte ne sert que pour les processus de type Alerte.

  1. Cliquer sur Appliquer.

 

Ajouter un processus manuellement

  1. Cliquer sur Nouveau.
  2. Compléter les Ferméinformations requises :
  1. Compléter les informations dans l’onglet FerméConditions :
 

Bien qu'il soit recommandé d'ajouter des conditions aux processus, il est possible de créer un processus sans conditions (applicable aux processus réguliers et aux processus d'alerte).

Pour les processus d'alerte, les alertes sont envoyées de façon "cumulatives". Par exemple, on pourrait avoir une alerte "sans condition" pour les achats de projet et une alerte pour les achats de projet de plus de 500$ : si un achat de projet de 650$ était créée, les 2 alertes seraient envoyées.

 

Au bout de la ligne, les boutons - et + permettent de supprimer et d’ajouter des lignes de conditions.

Plusieurs conditions peuvent être ajoutées pour déclencher un processus.

 

Champ Description

[Champ]

Permet de sélectionner un champ provenant de l’option choisie dans le Type de transaction.

NOTE : Les choix disponibles ici sont filtrés selon le type de transaction.

[Opérateur]

Permet de choisir un opérateur afin d’exprimer la condition :

  • Égale
  • N’égale pas
  • Contient
  • Ne contient pas
  • Est entre

[Valeur]

Entrer ici la valeur permettant d’exprimer la condition, en référence au champ choisi.

Obligatoire

Si la case est cochée, la condition devra obligatoirement être respectée. Si elle n’est pas cochée, il s’agira d’une condition facultative.

  1. Onglet Étapes du processus : cet onglet affiche toutes les étapes du processus. Il est composé d’une grille sommaire des étapes du processus sélectionné et de deux sous-onglets. Des icônes vous permettent d’ajouter et de supprimer des étapes.

Les processus d’alerte ne comportent toujours qu’une seule étape.

Les processus d’approbation, quant à eux, ont toujours minimalement deux étapes : la première et la dernière (numérotée 999). Il est possible d’ajouter plusieurs étapes intermédiaires.

  1. Sous-onglet FerméDéfinition de l’étape :
  1. Sous-onglet FerméConditions de l’étape :
  1. Onglet FerméCommunications :

Cliquer sur Montrer les valeurs en Anglais pour basculer les champs vers leur contrepartie anglaise. Le même bouton permettra de revenir aux valeurs françaises.

Au bout du champ se trouve une icône permettant d’ouvrir la fenêtre Configuration du sujet pour… [langue]. Utiliser cet utilitaire pour ajouter des champs qui seront remplacés à l’envoi par la valeur de la transaction.

 

Champ Description

Sujet

Permet de spécifier le sujet de l’envoi courriel.

Message courriel

Permet de saisir le corps du message et de le formatter.

Message texte

Permet de saisir le message qui sera envoyé par SMS au responsable.

NOTE : Le message texte ne sert que pour les processus de type Alerte.

  1. Cliquer sur Enregistrer.

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 07 novembre 2024