Gestion des processus
objectif
La Gestion des processus permet de mettre en place divers mécanismes pour obtenir l’approbation et alerter certains acteurs clés. Cette option permet d’envoyer un courriel ou un message texte à un ou plusieurs destinataires spécifiques à propos d’une opération précise, par exemple pour la réception de marchandise de plus de 50 000 $. De nombreux cas de figure peuvent être configurés afin de répondre adéquatement à vos besoins.
Cette option est particulièrement intéressante en mode multidimensionnel : on peut exporter et extraire un processus performant afin de l’importer dans d’autres compagnies sans recommencer la configuration à chaque fois.
Il est important de bien configurer les rôles puisque leur utilisation est nécessaire à la configuration des processus. |
prérequis
icônes
Icônes de l’option Gestion des processus
Sommaire
- Exporter un processus
- Importer un processus
- Ajouter un processus à l’aide de l’assistant de création
- Ajouter un processus manuellement
étapes
maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Processus > Gestion des processus |
Exporter un processus
- Cliquer sur Exporter. La fenêtre Exportation des processus s’affiche.
- Le champ Fichier affiche le chemin d’accès complet du fichier d’export. Cliquer sur les points de suspension […] qui se trouvent au bout du champ Fichier pour nommer le fichier et sélectionner l’emplacement où il sera sauvegardé.
- Dans la liste des processus, sélectionner les processus devant être inclus dans le fichier d’export.
- Cliquer sur Exporter.
Un message apparaît pour indiquer le succès de l’opération.
Importer un processus
À partir d’un gabarit Maestro
- Cliquer sur l’icône Importer. La fenêtre Importation des processus s’affiche.
- Par défaut, la valeur du champ Importer à partir est à des gabarits maestro*. Conserver cette valeur.
- Cliquer sur Importer le fichier.
- La liste des gabarits maestro* s’affiche dans la grille.
- Dans la colonne Sélectionné, cocher la case des gabarits maestro* à importer.
- Cliquer sur Importer.
- Fermer la fenêtre Importation des processus.
Si la case Traiter les rôles est cochée, les rôles liés aux gabarits maestro* seront également importés et seront disponibles dans l’option Gestion des rôles. |
À partir d’un fichier
- Cliquer sur l’icône Importer. La fenêtre Importation des processus s’affiche.
- La valeur du champ Importer à partir est à des gabarits maestro*. Changer cette valeur et sélectionner d’un fichier.
- Cliquer sur les points de suspension […] qui se trouvent au bout du champ Fichier pour naviguer jusqu’à l’emplacement du fichier.
- Cliquer sur Importer le fichier.
- La liste des processus inclus dans le fichier à importer s’affiche dans le bas de la fenêtre.
Un message apparaît pour indiquer le succès de l’opération.
Ajouter un processus à l’aide de l’assistant de création
- Cliquer sur Assistant de création d’un processus.
- Une boîte de dialogue apparaît pour savoir si c’est un processus régulier ou un processus d’alerte qui doit être créé. Faire un choix et cliquer sur OK.
- Processus régulier : le rôle ou l'utilisateur responsable doit approuver (ou refuser) une transaction;
- Processus d'alerte : le rôle, l'utilisateur ou le contact sélectionné reçoit une alerte à propos d'une transaction.
- Compléter les informations requises :
- Section Qui est la personne responsable ? :
- Section Transaction ciblée ? :
- Section Condition :
- Section Communication :
- Cliquer sur Appliquer.
Ajouter un processus manuellement
- Cliquer sur Nouveau.
- Compléter les informations requises :
- Compléter les informations dans l’onglet Conditions :
- Onglet Étapes du processus : cet onglet affiche toutes les étapes du processus. Il est composé d’une grille sommaire des étapes du processus sélectionné et de deux sous-onglets. Des icônes vous permettent d’ajouter et de supprimer des étapes.
Les processus d’alerte ne comportent toujours qu’une seule étape.
Les processus d’approbation, quant à eux, ont toujours minimalement deux étapes : la première et la dernière (numérotée 999). Il est possible d’ajouter plusieurs étapes intermédiaires.
- Sous-onglet Définition de l’étape :
- Sous-onglet Conditions de l’étape :
- Onglet Communications :
- Cliquer sur Enregistrer.
Voir aussi
- Commande avec catalogue
- Achat de projet
- Réception de marchandise
- Contrat de sous-traitance
- Déboursé
- Déboursé individuel
- Réquisition
- Transfert inventaire-projet
- Transfert inventaire/emplacement
- Vente